Personaleinsatzplanung

Definition Personaleinsatzplanung: Was ist das eigentlich?

Unter Personaleinsatzplanung versteht man eine zentrale Ebene im Workforce Management, bei der Mitarbeiter je nach Arbeitsanfall zeitlich, quantitativ, qualitativ und örtlich bestmöglich auf ihre Arbeitsplätze verplant werden. Ebenso wichtig ist es, die Bedürfnisse der Mitarbeiter in der Einsatzplanung zu berücksichtigen. Vergleichbare Begriffe sind Schichtplanung oder Dienstplanung oder auch die geläufige Abkürzung PEP. Hierbei bedeutet PEP Personal Einsatz Planung.

Wiki Personaleinsatzplanung. Die Personaleinsatzplanung im Kontext des Workforce Management. Personaleinsatzplanung ist eingebettet in die 6 Säulen des Workforce Managements

Die Personaleinsatzplanung ist ein zentrales Element des Workforce Managements

Welche Formen der Personaleinsatzplanung gibt es?

Prinzipiell kann man zwischen drei Formen unterscheiden. 

  • Quantitative Personaleinsatzplanung
  • Qualitative Personaleinsatzplanung 
  • Zeitliche Komponente

Idealerweise werden alle drei Formen gleichzeitig betrachtet, um zum optimalen Ergebnis zu kommen. Gehen wir die drei Arten einmal durch.

Quantitative Personaleinsatzplanung

Bei der quantitativen Personaleinsatzplanung wird überprüft, ob der zu erwartende Personalbedarf je nach Arbeitsanfall über einen bestimmten Zeitraum mit dem verfügbaren Personal abgedeckt werden kann. Wird der Bedarf frühzeitig ermittelt und ist die Einsatzplanung über einen langfristigen Zeitraum angelegt, kann optimal auf Schwankungen reagiert und Personalengpässe auch kurzfristig ausgeglichen werden.

Qualitative Personaleinsatzplanung

Bei der qualitativen Personaleinsatzplanung stehen vor allem die Qualifikationen der Mitarbeiter im Vordergrund. Wie ist das Qualifikationsprofil der Belegschaft aufgebaut? Braucht es, mit Blick auf die Zukunft und dem Anforderungsprofil bestimmter Arbeitsplätze, Weiterbildungen? Welche Personalentscheidungen müssen getroffen werden? Entsprechende Entwicklungen in der Personalstruktur werden hier abgebildet und es kann frühzeitig reagiert werden.

Zeitliche Komponente oder auch Saisonalität

Diese Form der PEP beschreibt den hohen Faktor einer zeitlichen Komponente eines Unternehmens. Hat ein Einzelhändler ein verstärktes Weihnachtsgeschäft, muss dies in der Planung rechtzeitig berücksichtigt werden. Dies ist nur ein Beispiel für die saisonale Komponente, von der viele Unternehmen branchenübergreifend betroffen sind.

Wiki Schmuckbild 14 Ein Mann sitzt auf einer Treppe und arbeitet an einem Laptop

Personaleinsatzplanung: Ziele und Aufgaben

Das Personaleinsatzplanung Ziel ist es, die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit mit den richtigen Qualifikationen und zu optimierten Kosten am richtigen Arbeitsplatz einzuplanen. Und das umsatz-, service-, kosten-, und mitarbeiterorientiert. Die Aufgabe der Personaleinsatzplanung ist es, dass der zu erwartende Personalbedarf und Personalbestand in Einklang gebracht werden. Und zwar zum Vorteil von Unternehmen und Belegschaft. Die verschiedenen Aspekte der Personaleinsatzplanung müssen dabei unternehmensspezifisch berücksichtigt werden.

Vorteile der Personaleinsatzplanung

  • Einfachere Personalplanung bei höherer Planungsqualität
  • Bedarfs-, service- und kostenoptimierter Personaleinsatz
  • Reduktion unproduktiver Arbeitszeiten
  • Flexiblere Reaktion auf Auslastungsschwankungen
  • Mehr Transparenz über Personalprozesse/-kosten
  • Gerechtere Planung und flexiblere Arbeitszeitgestaltung

Welchen Nutzen hat eine Personaleinsatzplanung?

Wenn Mitarbeiter mit einer effizienten Einsatzplanung genau zu der Zeit im Einsatz sind, wenn sie gebraucht werden, sinken teure Leerlaufzeiten und Überstunden. Gleichzeitig steigen Produktivität, Service Level, Produktqualität und die Mitarbeiterzufriedenheit. So entsteht ein optimales Workforce Management. 

Die PEP ist dabei nur ein Teil des Workforce Management, was die ganzheitliche Verwaltung der gesamten Belegschaft hinsichtlich der HR-Prozesse beschreibt. Von der Personalbedarfs- und Kapazitätsplanung, über die Einsatzplanung, die Personalsteuerung für kurzfristige Anpassungen, bis zum Arbeitszeitmanagement. Das schafft größtmögliche Flexibilität rund um die Arbeitszeit.
 

Personaleinsatzplanung Aspekte in der Praxis

Wie sehen die Personaleinsatzplanung Aufgaben in der Praxis aus? Wie geht man am besten vor, um den optimalen Personaleinsatz zu ermitteln? 

Wiki Personaleinsatzplanung. Die Abhängigkeiten bei der Personaleinsatzplanung. Welche Schritte von der Personalbedarfsermittlung über die Jahresurlaubsplanung beachtet werden müssen

Die Personaleinsatzplanung ist abhängig von unterschiedlichen Faktoren und geht von der Ermittlung der Personalbedarfe, über die langfristige Planung bis zum Management von Abweichungen am aktuellen Tag

Personalbedarf ermitteln

Mithilfe einer genauen Personalbedarfsplanung lässt sich das zu erwartende Arbeitsaufkommen exakt und analytisch ermitteln. Das ist die grundlegende Basis für jede bedarfsoptimierte PEP. Dazu wird ein auf Grundlage von unternehmensindividuellen Bedarfstreibern basierender Forecast ermittelt. Basis hierfür können Umsatzdaten, Bongrößen, Auftragslagen, Kommissionsmengen, Patienten- oder Anrufaufkommen sein. Jede Branche kann mit ihren individuellen Bedarfstreibern für den Personalbedarf abgebildet werden.

Personaleinsatzplanung langfristig im Blick behalten

Der nächste Schritt behandelt die Analyse der Personalstruktur. Sind nach der Ermittlung des Personalbedarfs genügend Mitarbeiter vorhanden? Müssen Einstellungen vorgenommen oder Weiterbildungen organisiert werden? All dies dient der strategischen Planung. Ebenso die darauffolgende Kapazitätsplanung, in der das zu erwartende Arbeitsaufkommen in zu besetzende Arbeitsplätze oder Schichten umgewandelt wird. Hier ist bereits langfristig ersichtlich, ob Über- oder Unterdeckungen auftreten und es kann bei Personalengpässen frühzeitig gehandelt werden. 

Mitarbeiter gezielt auf Arbeitsplätze oder Schichten planen

Nun ist der eigentliche Schritt gekommen, in dem auf die zu besetzenden Schichten oder Arbeitsplätze die verfügbaren Mitarbeiter geplant werden. Gesetzliche Vorgaben, Betriebsvereinbarungen, individuelle Regeln und auch verschiedene Arbeitszeitmodelle sollten dabei automatisch berücksichtigt werden. Ebenso die Wünsche und Präferenzen der Belegschaft für eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit. 

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Branchenspezifische Anforderungen

Jede Branche hat ihre ganz spezifischen Anforderungen an die Planung der Mitarbeiter. Im Folgendem gehen wir einmal kurz auf die jeweiligen Unterschiede ein. 

Personaleinsatzplanung in der Produktion

Volatile Auftragslagen, zunehmende Individualisierung, demographischer Wandel und Fachkräftemangel gehören zum Alltag der Produktionsbranche. Das macht die Organisation der Arbeitszeit und auch die Einsatzplanung zu einer großen Herausforderung. Die Schichtplanung sollte daher im Sinne von Unternehmen und Mitarbeitern flexibel und bedarfsoptimiert gestaltet werden. 

Personaleinsatzplanung im Handel

Ist der Mitarbeiter im Handel dann auf der Fläche, wenn der Kunde ihn tatsächlich braucht, steigen die Konversionsrate und infolgedessen auch der Umsatz. Digitale Personaleinsatzplanung unterstützt Handelsunternehmen dabei, die Arbeitszeit anhand von Bedarfstreibern wie Bestellzahlen, Umsatz, Bongrößen, Kundenfrequenzen oder sogar Wetter zu gestalten und dabei Tageshochs und -tiefs exakt zu berücksichtigen. 

Personaleinsatzplanung im Gesundheitswesen

Neue Gesetze und Tarifverträge, chronischer Fachkräftemangel und 24/7 Dienste an 365 Tagen im Jahr – der Wandel in der Gesellschaft und gerade auch die Corona-Pandemie stellt Einrichtungen des Gesundheitswesens und soziale Dienste vor enorme Herausforderungen. Gerade in diesen bewegenden Zeiten, in denen die Versorgungs- und Belastungskapazitäten des Gesundheitswesens buchstäblich an ihre Grenzen stoßen, gewinnt die strategische Personaleinsatzplanung noch einmal an Bedeutung. Da ist eine am Behandlungsprozess orientierte und flexible Dienstplanung das Maß der Dinge. Denn sie steigert nicht nur die Qualität der Behandlung, sondern unterstützt auch Work-Life-Balance-Konzepte und schafft attraktivere Arbeitsplätze.

Personaleinsatzplanung in der Logistik

Volatile Märkte, tagesaktuelle Lieferungen und größtmögliche Servicequalität einerseits, aber auch Nachwuchsmangel und eine älter werdende Belegschaft andererseits stellen Logistikunternehmen vor enorme Herausforderungen in der Personalplanung. Daher sollte die Schichtplanung in der Logistik stets im Sinne von Unternehmen und Mitarbeitern so flexibel wie möglich gestaltet werden. Die hohe Komplexität gilt es mit einer modernen PEP zu managen, um einen kosten-, service- und mitarbeiterorientierten Einsatz der Belegschaft sicherzustellen. 

Personaleinsatzplanung für Dienstleistungsunternehmen

Schwankende Kundenfrequenzen im Gastgewerbe, volatile Auftragslagen im Facility Management und hohes Call-Aufkommen im Kunden-Center. In der Dienstleistungsbranche ist punktgenauer und freundlicher Service das Maß der Dinge für den Erfolg. Genau das kann mit einer bedarfsorientierten Personaleinsatzplanung sichergestellt werden. Für mehr Agilität und Wirtschaftlichkeit und gleichzeitig mitarbeiterorientierte Arbeitszeiten. 

Quelle:
Wikipedia | Personaleinsatzplanung

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    Dominik Laska
    Dominik Laska-Eschelbach
    Autor
    redaktion@atoss.com